Types d'événements : des conférences aux mariages

Qu’il s’agisse de mariages, de congrès, de fêtes ou de petites réceptions – quelle que soit l’ampleur et la complexité de l’événement, il faut toujours se poser les mêmes questions dès le début : quel est le contexte de mon événement ? Combien de personnes vais-je inviter ? Quand l’événement aura-t-il lieu ? Et où vais-je l’organiser ? Il faut donc, pour ainsi dire, se poser la question du sens de l’événement avant de se lancer dans la planification, et ne pas commencer sans réfléchir. Ou disons-le ainsi : on reconnaît généralement assez vite les événements qui ont été organisés sans véritable plan…

Pour t'aider à faire ton choix, nous avons rassemblé pour toi quelques types d'événements. Appelons cela un « Que souhaites-tu ? » du monde de l'événementiel.

Soirées et fêtes (gala/bals/fêtes)

Un détail anodin mais néanmoins déterminant pour l’événement est le fait que les soirées, qu’il s’agisse d’un gala formel, d’un bal ou d’une fête décontractée, ont lieu en soirée. La plupart du temps, les participants viennent accompagnés (volontairement ou non), ce qui a un impact considérable sur le nombre de participants. Selon le type de soirée, les bals et les galas (oui, on dit bien « galas ») sont un peu plus complexes à organiser que les fêtes.

Alors que lors des bals et des galas, on privilégie les matériaux haut de gamme chez Invitations, Cartes de menu et Décoration sont souvent suffisants lors des fêtes Dépliant, Autocollants et assiettes en carton.

Expositions et salons

D'un point de vue commercial, cela permet de nouer de nombreux nouveaux contacts et de présenter son entreprise ou son produit à un large public, généralement très intéressé. Les visiteurs viennent, pour ainsi dire, avec l'envie de découvrir quelque chose de nouveau. D'une part, cela facilite les choses ; d'autre part, on n'est malheureusement pas seul, il faut donc s'occuper à temps de la Équipement adapté de son stand de salon s'en occuper. 

Moyens possibles pour attirer de manière ciblée les visiteurs vers votre stand : Comptoirs, Drapeaux, Colonnes lumineuses, Tentes/pavillons et bien d'autres encore Supports publicitaires. En effet, il s’agit de remplir les sacs promotionnels très prisés avec ses propres supports avant que quelqu’un d’autre ne le fasse. Ici, on peut se permettre d’être un peu plus créatif : un cinquième stylo à bille ne produira peut-être plus le même effet « waouh ».

Atteindre tous les visiteurs de l'événement

Bien sûr, on est toujours ravi de voir des visages familiers lors de son événement. Mais les nouveaux visages permettent également de faire progresser son activité. On ne peut évidemment pas atteindre ces visiteurs potentiels via ses propres canaux CRM (c’est-à-dire via la gestion de la clientèle existante). L’acquisition de nouveaux clients étant un domaine très varié qui dépasserait le cadre de cette petite sous-rubrique, je me contenterai de dire ceci : qui pourraient être ces nouveaux clients potentiels et comment puis-je les atteindre ? Que ce soit en les ciblant spécifiquement via des publicités sur les réseaux sociaux ou grâce à des campagnes d’affichage extérieur stratégiquement placées (voir nos articles sur le sujet Publicité extérieure), si je ne sais pas qui sont censés être les futurs visiteurs, cela devient difficile, coûteux et il y a peu de chances de voir de longues files d’attente à l’entrée. 

Les festivals, le summum des événements

Contrairement aux petites réceptions, les festivals constituent en quelque sorte la « masterclass » du secteur de l’événementiel. Les visiteurs sont certes debout eux aussi, mais c’est probablement le seul point commun, car un festival peut, selon sa taille, devenir une véritable gageure organisationnelle. Dans ce cas, des bannières de scène et des présentoirs peuvent suffire, mais dès qu’on attend plusieurs milliers de visiteurs, la Liste de production presque illimité vers le haut.

Tout ce qu'il faut pour l'anniversaire de l'entreprise

Célébrer un anniversaire est presque une affaire personnelle. Collaborateurs, partenaires et clients importants, c’est à peu près tout. On se fête soi-même, pour ainsi dire, et pour s’en souvenir le plus longtemps possible, il faut trouver le bon Produits dérivés extrêmement important. Ainsi, à l’occasion d’un 30e anniversaire, on peut exprimer son admiration pour la Épinglette commémorative du 10e anniversaire Je pouvais à peine me retenir de ne pas en parler à ma collègue de la table d'à côté.

Célébrer l’amour de deux personnes

Le terme « Masterclass » a certes déjà été attribué à des festivals, mais les mariages sont tout à fait comparables à des festivals en termes d’organisation. Même si le nombre d’invités est généralement inférieur à « des milliers », on a souvent l’impression qu’il y en a autant. C’est particulièrement vrai pour les mariages : l’argent n’a parfois plus d’importance, rien ne doit manquer et si le Panneau d'information Si le fléau indiquant « buffet » s’est soudainement tordu ou si le texte qui y figure s’est effacé, le niveau de drame grimpe rapidement en flèche.

Conférences et congrès

C’est ici que se réunissent des experts, parfois même avec une participation internationale, pour des rencontres pouvant durer d’un à plusieurs jours. On y vient pour en retirer quelque chose. Même si cela se limite plutôt à des aspects commerciaux, on y trouve néanmoins aussi Blocs, Dépliant, Brochures ou Chemises à emporter – il faudrait donc les faire produire dans le cadre de l’identité visuelle de la conférence ou du congrès.

Renforcement de notre équipe

Renforcer la cohésion, mieux se connaître, s'amuser. Tels sont les piliers fondamentaux des événements organisés au sein de l'entreprise. Il existe de nombreuses façons de resserrer ces liens humains. Il peut s’agir d’un après-midi consacré à divers jeux sportifs, mais on peut aussi cuisiner ensemble. Ce que presque tout le monde attend avec impatience, quel que soit le type d’événement, ce sont des souvenirs tels que T-shirts ou Vestes. 

Présenter les nouveaux produits

La manière dont on souhaite présenter de nouveaux produits ou des réalisations relève du goût de chacun. Cela va des animations animées par des célébrités aux petits lancements de produits lors d’une réunion hebdomadaire, en passant par les spectacles de lumières et de lasers ou encore une simple présentation PowerPoint. Que l’on opte ou non pour le « BIG BANG », c’est à chacun de décider. L'ampleur de l'événement est toutefois, bien sûr, un facteur déterminant pour sa préparation. De affiches placées à l'intérieur jusqu'à Campagnes d'affichage extérieur Tout est possible.

Séminaires et ateliers

Le partage des connaissances – voilà en résumé. C’est justement en petit comité que ce flux d’informations est le plus efficace, à condition de disposer d’un lieu adapté et d’une bonne préparation. Les pauses sont importantes, tout comme la restauration. Bien qu’il soit possible d’organiser des séminaires et des ateliers en ligne sous forme de webinaires, le contact personnel présente des avantages. Tout dépend fortement de la durée et des thèmes abordés : pour des séminaires de deux heures, il ne serait pas nécessaire que tous les collaboratrices et collaborateurs venant d’autres régions se déplacent. Mais quiconque a déjà passé un atelier de plusieurs jours à distance, devant son écran, préférerait certainement le déplacement.

Si l’on organise un séminaire « hors ligne », on peut envisager la production de supports « hors ligne », tels que Stylo à bille, Chemises, Blocs ou même des Brochures autour des domaines spécialisés à aborder.

Journée portes ouvertes

Comme son nom l’indique, on invite les visiteurs à découvrir le quotidien professionnel. Cela peut concerner le milieu scolaire, mais aussi les bureaux, les ateliers de production ou les centres de recherche. Il s’agit en quelque sorte de petits événements de relations publiques qui permettent d’offrir un aperçu authentique des coulisses. Pour prolonger un peu l’expérience, on peut offrir des échantillons publicitaires et de petits cadeaux afin de faire partager un peu de cette expérience et de laisser un bon souvenir, c’est-à-dire de s’immiscer également dans le quotidien des visiteurs.